SisPro - Contratação

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Como fazer

1. Clique em Novo Projeto Ped ou Novo Projeto de Curso:

SisPro botão PED Curso.png


  • Novo Projeto PED - Selecionar esta opção quando se tratar de um projeto de pesquisa, extensão ou desenvolvimento institucional.
  • Novo Projeto Curso - Selecionar esta opção quando se tratar de um curso autossustentável - cursos regidos pela Resolução CUV 155/2008.


2. Preencha todos os campos das telas Dados Cadastrais e Descrição do Projeto (ou do Curso). Clique no botão Criar, no final da página.


DADOS CADASTRAIS


  • Órgão Proponente: instância superior ao qual o projeto está vinculado. Neste campo deve ser inserido o nome da Unidade, Pró-Reitoria ou Superintendência responsável pelo projeto.
  • Departamento: inserir o nome do Departamento/Coordenação responsável pelo projeto. Este poderá ficar em branco somente se o projeto estiver vinculado diretamente a uma Unidade/Pró-Reitoria/Coordenação.
  • Título do Projeto: inserir o nome do projeto/curso.
  • Tipo do Projeto: escolher dentre as opções qual o tipo de projeto:
   - Projetos de Ensino - projetos de formação educacional e de capacitação de pessoas para os quais não é vedada a cobrança de taxa de inscrição e mensalidades;
   - Projetos de Pesquisa - Projetos cujo principal objetivo seja a produção de novos conhecimentos indissociada do ensino e da extensão, que tenham como resultado: criações, inovações, monografias, dissertações, teses, publicações e outros; 
   - Projetos de Extensão – Projetos que tenham como principal objetivo a prestação de serviços à comunidade, envolvam processos educativos de curta duração, artísticos, culturais, científicos e tecnológicos que, de forma articulada com o ensino e a pesquisa, ampliem a relação da Universidade com a sociedade;
   - Projetos de Desenvolvimento Institucional - projetos, atividades e operações especiais, inclusive de natureza infraestrutural, material e laboratorial, que levem à melhoria mensurável das condições da UFF, para o cumprimento eficiente e eficaz de sua missão, conforme descrita no Plano de Desenvolvimento Institucional, vedada, em qualquer caso, a contratação de objetos genéricos, desvinculados de projetos específicos;


  • Órgão Financiador (apenas para projeto PED): quem irá conceder/fornecer os recursos financeiros para a realização do projeto.. Este item só aparece no PROJETO PED, pois quando é curso, não tem órgão financiador. Por exemplo, se o projeto for proveniente de um Termo de Execução Descentralizada entre a UFF e o Ministério da Saúde, preencher este campo mencionando o respectivo Ministério. Caso o projeto seja realizado com recursos do próprio departamento, unidade acadêmica ou unidade administrativa, o órgão financiado será a própria UFF.


  • Tipo de Arrecadação:
      - Arrecadação UFF: selecionar esta opção quando os recursos financeiros já estão ou ingressarão na universidade. O repasse desses recursos ao projeto ocorrerão através de nota fiscal emitida pela FEC;
      - Arrecadação FEC: selecionar esta opção para os casos em que o recurso ingressará diretamente na fundação (conta corrente do projeto)


  • Endereço da Execução do Projeto: Endereço de onde está sendo executado o projeto/curso. Existem casos (raros, mas existem) que o curso/projeto não acontece em algum campus da UFF, mas é importante sabermos onde está sendo realizado, pois acarreta despesas específicas que acabam sendo justificadas por este motivo. Exemplo: turma de MBA que possui autorização para acontecer no centro do RIO, e acaba tendo despesa de aluguel de sala, etc..


  • Fiscal: selecionar o fiscal indicado pela instância superior. Responsável pela fiscalização do projeto, não pode nem poderá vir a fazer parte do projeto.


  • Assistente (opcional): servidor designado pelo coordenador para auxiliá-lo no preenchimento das informações, anexação de documentos e acompanhamento da tramitação do processo, exceto quanto à assinatura nos documentos.


  • Subcoordenador (opcional): designado para responder pelo projeto na ausência do coordenador. Esta pessoa poderá inserir documentos e assinar documentos neste projeto.


DESCRIÇÃO DO PROJETO (OU DO CURSO)


  • Período início: inserir mês/ano. Atenção, pois se o projeto for enviado à PLAP até o dia 10, ainda é possível colocar o mês corrente. Caso o projeto seja enviado após o dia 10 à PLAP, deverá ser informado o mês seguinte. Sugerimos dessa forma devido ao tempo que o processo precisará tramitar nos setores envolvidos (PLAP, Procuradoria Federal/UFF, PROPLAN, GABR) até que ocorram de fato a assinatura e a publicação do contrato.


  • Período fim: inserir mês/ano. Atenção, não colocar a data do término do projeto no mês do recebimento da última parcela dos recursos financeiros, visto que podem ocorrer atrasos, o que inviabilizaria a utilização dos mesmos.

Recomenda-se colocar um prazo adicional de 3 a 6 meses após o último repasse/arrecadação. Ex.: Se um TED terminar em 31/12/2019, colocar o término do projeto UFF-FEC para 31/03/2020


  • Contextualização (apenas para PED): Nesta seção espera-se estabelecer um contexto para o entendimento do projeto, normalmente com o intuito de explicar os motivos ou características precedentes de uma situação, por exemplo. A contextualização é relevante para que haja um correto entendimento sobre o assunto, visto que são apresentadas, neste caso, as circunstâncias que ajudam a formar uma compreensão total a respeito de um tema e não de modo fragmentado.


  • Identificação do Projeto: breve descrição do projeto, suas principais características, ações, público-alvo, objetivos gerais e específicos e o resultado esperado.


  • Justificativa da proposição: Justificar a necessidade e interesse na proposição do projeto, a partir da demanda existente na Universidade e dos benefícios que serão alcançados ao fim do projeto.


  • Descrição da metodologia e critérios para seleção de bolsistas: Conforme determinado no art. 5ª, XI da Resolução 26/2017, preencher com a forma pela qual todos os participantes (docentes, técnicos, discentes e autônomos) do projeto foram selecionados. Ex.: análise de currículo, dinâmica, entrevista, etc.


Após inseridos todos os dados, clicar sobre o botão “CRIAR”. Neste primeiro momento, todas as informações inseridas serão salvas, mas ainda não encaminhadas à PLAP. O sistema abrirá 3 novas abas (Estimativa de Itens, Receitas Previstas e Aplicação de Recursos) para preenchimento, até que seja habilitada a opção de SOLICITAR PROPOSTA COMERCIAL À FEC.


3. Estimativa de itens - Preencher as estimativas de itens necessários à realização das atividades - como, por exemplo, quantidade de pessoal envolvido, tipos de serviços a serem contratado, tipo de material específico para desenvolver as ações, se precisará pagar diárias, passagens, hospedagens, etc, a fim de que a Fundação Euclides da Cunha possa avaliar a complexidade dos trabalhos e realizar o orçamento de custo operacional para o projeto;


4. Receitas Previstas - Clicar sobre o botão “Cadastrar Receita Prevista”. Abrirá uma janela.


a) Tipo de Receita: Selecionar de onde vêm os recursos financeiros para pagamento do projeto.

Em caso de Projetos PED, eles podem ser financiados: com recursos da própria universidade; através de celebração de contrato/convênio com alguma instituição externa; através de celebração de Termo de Execução Descentralizada com algum órgão da Administração Púbica; através de obtenção de Emenda Parlamentar; ou até mesmo pelo desenvolvimento das atividades do setor ao qual o projeto está vinculado.

Em caso de Projetos de Curso, quando a turma é autossustentável, os próprios alunos são os pagantes de inscrição, matrícula e mensalidades. Quando a turma é por contrato, significa que alguma instituição externa contratou esta universidade para ministrar aulas a um grupo de pessoas. Portanto, o serviço é pago por parcelas estabelecidas no instrumento que originou essa relação.


b) Número da Fonte: a Fonte de Recursos é uma numeração que permite a identificação da origem e destinação dos recursos financeiros nas instituições. Para cada projeto haverá uma numeração específica, salvo nos casos em que for possível a utilização da fonte de recursos do departamento ao qual o projeto está vinculado. Essa numeração pode ser obtida entrando em contato com a Divisão de Apropriação Financeira do DCF, através do e-mail: através do e-mail: dcf@proplan.uff.br, com cópia para diegofranco@id.uff.br .

Nos casos de TED e Emenda, as fontes são específicas do órgão concedente.


c) Número do processo de receita: Caso o projeto seja proveniente de Termo de Execução Descentralizada, Contrato, Convênio ou qualquer outro tipo de instrumento em que os recursos financeiros ingressarão na universidade, preencher este campo com o número do processo UFF (comumente chamado de processo de receita) dessa relação.


d) Cadastrar receita prevista: Nos casos de contrato, convênio, TED e Recursos Próprios, o DCF fará a retenção dos percentuais de ressarcimento da UFF. Portanto, informe apenas o VALOR LIQUIDO destinado à contratação da FEC.


5. A aba APLICAÇÃO DE RECURSOS será automaticamente preenchida.


6. Clicar no botão SOLICITAR PROPOSTA COMERCIAL À FEC, no topo da tela.

SisPro botão Solicitar Proposta Comercial.png


Sispro tela solicitação proposta comercial.png


A FEC receberá o pedido, emitirá a respectiva proposta e a encaminhará para o e-mail do coordenador cadastrado no IdUff.

O tempo médio para emissão de uma proposta comercial pela FEC é de 3 dias úteis. Caso a proposta não tenha sido enviada para o e-mail do coordenador cadastrado no idUff, entrar em contato com o NUCAP/FEC através do e-mail captacao@somosfec.org.br.


Sipro tela solicitação realizada.png


7. Após o recebimento da Proposta Comercial da FEC, submeta-a no sistema clicando em:

SiPro botão Armazenar Proposta Comercial.png.

O coordenador, por sua vez, concordando com as condições da proposta comercial, deverá preencher o valor do custo operacional no campo específico e anexá-la no SISPRO, clicando em ACEITAR PROPOSTA.

SisPro botão aceitar rejeitar.png.

Informe o custo operacional da FEC descrito na proposta comercial.


Sispro tela armazenamento proposta.png


Sispro tela proposta armazenada.png


A partir dessa ação, será criado um processo no SEI.


Sispro tela confirmação de aceite.png


8. Antes de enviar o projeto para a PLAP, o coordenador deverá concluir o preenchimento das abas relativas às despesas.


Sispro tela preencher restante.png


9. Preencha detalhadamente as abas requeridas do projeto, e realize o upload do detalhamento do projeto e das atas de aprovação (aba Documentos). Informe também, na Aba Dados Cadastrais, o Número de Projeto FEC. O cadastramento do cronograma financeiro, em particular, possui um guia de ajuda que norteia o correto preenchimento e eventual mudança. Observe que os campos requeridos possuem um "i" que, ao clique do mouse, exibem informações para auxílio no preenchimento. Os status dos termos de Concessão de Bolsa de servidores podem ser acompanhados na aba Bolsistas Servidores. A listagem geral de bolsistas encontra-se em todas abas de cadastramento de bolsistas.


a) Dados Cadastrais: inserir número de Projeto FEC (informado por essa fundação em e-mail enviado após o aceite da proposta comercial) no bloco Descrição do Projeto.


b) Etapas do Projeto: inserir as etapas pelas quais o projeto irá passar até ser concluído. Deve ser pormenorizado, não señdo aprovado o projeto que contiver apenas “elaboração do projeto”. Por exemplo: divulgação de edital, prova escrita, análise de currículo, avaliação, realização do curso, levantamento de dados, promoção de eventos, congressos, aplicação de formulários de pesquisas, mapeamento de processos,apresentação de trabalhos, elaboração de relatórios.


c) Metas do Projeto: devem ser descritas as metas mensuráveis que serão atingidas com esse projeto, bem como o indicador de medida e quantidade. Exemplo: Se a descrição de uma das metas for mapear os processos existentes em determinado setor, o indicador de medida será “número de processos mapeados” e a quantidade o número de mapeamentos que se pretende fazer.


d) Cronograma Financeiro: clique no valor da receita prevista, arraste até o mês que deseja iniciar o preenchimento e digite o valor referente à primeira parcela. Repita o processo nos meses seguintes até que a receita seja totalmente distribuída. Caso precise corrigir algum campo, basta arrastá-la até o botão REMOVER - no canto esquerdo da tela - e preencher novamente. Também é possível arrastar a parcela para outro mês. Para finalizar, não esqueça de clicar em SALVAR.

O cadastramento do cronograma financeiro, em particular, possui um guia de ajuda no próprio sistema que norteia o correto preenchimento e eventual mudança.


f) Bolsistas Servidores: clicar no botão “Cadastrar novo bolsista servidor”, inserir e selecionar o nome, escolher o tipo de participação, descrever as atividades que este bolsista irá desempenhar no projeto, inserir a carga horária semanal dedicada ao trabalho no projeto, inserir o valor total que o bolsista receberá até o final do projeto.

O link para assinatura do termo será enviado por e-mail, não devendo ser ser assinado pelo SEI.


g) Bolsista Servidores Externos / Inativos: clicar no botão “Cadastrar novo bolsista servidor externo”, inserir os dados solicitados e incluir, ao final o termo de concessão de bolsa no caso de servidores externos e portaria de aposentadoria (servidores inativos).


Obs. 1: O Termo de Concessão de Bolsa do servidor EXTERNO deverá ser assinado e carimbado pelo servidor e seu chefe imediato.

Obs. 2: O Termo de Concessão de Bolsa do servidor INATIVO deverá ser assinado e carimbado pelo servidor e pelo coordenador do projeto

Obs. 3: É importante lembrar que, para projetos com menos de 2/3 de pessoas vinculadas à UFF, deverá ser exigida a aprovação no Conselho Superior, conforme previsto no art.6º §3º do Decreto 7.423/2010.

Obs. 4: Ressalta-se ainda que servidores estaduais e municipais não possuem matrícula SIAPE e, portanto, somente poderão participar como pessoa física, devendo ser cadastrados na aba Serviços de Terceiros - Pessoa Física.


h) Bolsista Discente: clicar no botão “Cadastrar novo bolsista discente”, inserir os dados solicitados. O sistema só validará o cadastro do discente que estiver com matrícula ativa.

Caso o discente seja ingressante/calouro, pode ser eu não seja localizado no sistema, pois há um tempo para o mesmo entrar na base de dados após seu ingresso na Universidade.


i) Bolsista Discente Externo: clicar no botão “Cadastrar novo bolsista discente externo”, inserir os dados solicitados. Deverá ser anexado o comprovante de matrícula do aluno.

Obs.: É importante lembrar que, para projetos com menos de 2/3 de pessoas vinculadas à UFF, deverá ser exigida a aprovação no Conselho Superior, conforme previsto no art.6º §3º do Decreto 7.423/2010.


j) Diárias – Civil: Clicar no botão “Cadastrar Beneficiário” e inserir os dados solicitados. Neste campo, deve-se informar apenas os dados de cada recebedor. As despesas com diárias devem possuir estrita relação com o escopo do projeto, devendo ser respaldada e justificada a sua necessidade.


l) Materiais de Consumo: Clicar no botão “Cadastrar novo material de consumo” e informar a descrição e valor. A aquisição de material deve observar as quantidades necessárias dos produtos estritamente para a execução do projeto, não podendo ser uma forma de atender ao funcionamento regular do setor ao qual o mesmo está vinculado.


m) Despesas de Locomoção: Clicar no botão “Cadastrar nova despesa de passagem e locomoção” e inserir os dados solicitados. Essas despesas devem possuir estrita relação com o escopo do projeto, devendo ser respaldada e justificada a sua necessidade. Somente dados do viajante. Não precisa colocar trecho.


n) Serviços de Terceiros – Pessoa Física: Clicar no botão “Cadastrar novo serviço de terceiro pessoa física” e inserir os dados solicitados. A contratação de pessoa física deve levar em conta a limitação prevista pelo Decreto 7.423/2010, art. 6º § 3º, que determina uma proporção de 1/3 (um terço) para participantes externos à universidade. Não contratar serviços cuja função já exista no quadro de pessoal da UFF, exceto quando possuir expertise ou notável saber acerca de algum assunto necessário à execução do projeto.


o) Serviços de Terceiros – Pessoa Jurídica: Clicar no botão “Cadastrar novo serviço de terceiros pessoa jurídica” e inserir os dados solicitados. O custo operacional da Fundação não deve ser cadastrado neste item, pois já consta na aba Aplicação de Recursos. Neste campo deverá ser cadastrada a previsão de gastos com tarifas bancárias. É vedada a contratação de pessoa jurídica para prestação de serviço desvinculados às ações específicas do projeto.


p) Equipamento e Material Permanente: Clicar no botão “Cadastrar novo equipamento/material permanente” e informar a descrição e valor. A aquisição de material deve observar as quantidades necessárias dos produtos estritamente para a execução do projeto, não podendo ser uma forma de atender ao funcionamento regular do setor ao qual o mesmo está vinculado.


DOCUMENTOS


a) Detalhamento do Projeto: anexar o arquivo PDF do Projeto propriamente dito.


b) Ata de Aprovação: Anexar as atas de aprovação de unidade e departamento com lista de presença assinada por todos os presentes. Caso não seja possível juntar as duas atas em um só documento, a ata restante deve ser anexada no último item “Documentos Diversos”.

De acordo com o art. 5º § 2º da Resolução 26/2017, o chefe do Departamento de Ensino ou Diretor da Unidade Acadêmica poderá, de acordo com o Art. 39, inciso III e com o Art. 30, inciso V, respectivamente, do Regimento Geral da UFF, aprovar ad referendum o projeto a ser desenvolvido, desde que submeta o seu ato à ratificação pelo Colegiado correspondente, na primeira reunião subsequente e encaminhe a Ata correspondente à Pró-Reitoria de Planejamento (PROPLAN), que fará anexar ao processo em andamento.

Caso o projeto seja vinculado a uma unidade administrativa (Pró-Reitoria, Superintendência,etc), deverá constar a aprovação da autoridade competente.


c) Cadastro SIGPROJ e Aprovação Câmara Técnica: nos casos de projeto de extensão, é obrigatória a apresentação.


d) Justificativa Contratação: documento gerado no SISPRO, devendo ser preenchido com o enquadramento (objetivo estratégico, metas, ações, indicadores, etc) do projeto ao Plano de Desenvolvimento Institucional - PDI vigente http://pdi.sites.uff.br/, podendo ser exatamente transcrito (copiado e colado) no campo. Ao fim do preenchimento, será solicitada assinatura pelo sistema.


e) Indicação Fiscal: documento gerado no SISPRO onde deve ser feita a indicação do fiscal, devendo este ser um servidor da UFF (docente o técnico), não podendo ser participante das ações do projeto, bem como receber qualquer remuneração para este fim.


f) Documentos Diversos: campo onde pode ser anexado qualquer documento (PDF) que se fizerem necessários.


g) Edital: o edital a ser anexado deve ser a versão publicada no Boletim de Serviços/UFF. Caso ainda não tenha ocorrido sua publicação até a ocasião deste cadastramento, pode ser anexada a minuta dele (mesmo documento que segue para a PROPPi), devendo ser posteriormente anexada a versão publicada.


h) Documentos Diversos: campo onde pode ser anexado qualquer documento (PDF) que se fizerem necessários. Em caso de projetos oriundos de TED, deve ser anexado o TED assinado.


10. Clique em Gerar Justificativa de Contratação, na aba Documentos, assinando-a eletronicamente pela integração com o SEI. Clique, também, em Gerar despacho para Indicação Fiscal, logo a seguir, na mesma aba, assinado-o eletronicamente da mesma forma. No final da aba documentos há um campo para upload de documentos diversos que possam ser necessários.


11. Clique em:

Sispro botão enviar projeto para parecer da plap.png.

Se aprovado pela PLAP, o coordenador será avisado que o projeto segue para a Procuradoria da UFF para análise e parecer. Caso não, o coordenador receberá o comunicado do rejeite e deverá atender o(s) ponto(s) de recomendação(ções) sinalizados pela PLAP e submeter o projeto novamente para nova análise.


- Se a Procuradoria rejeitar, a PLAP fará os devidos encaminhamentos ao coordenador para retificação.


- Se a Procuradoria aprovar, o projeto seguirá para a PLAP para proceder com a tramitação e posterior envio à PROPLAN para assinatura digital do despacho do Pró-Reitor. Em sequência, haverá a assinatura do contrato pelo Partícipe, Pró-Reitor e por fim do Reitor, nessa ordem.


O Coordenador receberá por email, ao final deste processo de contratação (assim como a PLAP, a FEC e o Fiscal do contrato), o link que aponta para o contrato com todas as assinaturas digitais dos atores envolvidos. Este contrato ficará disponível no SISPRO para acesso em qualquer momento.


Etapas do Projeto - Coordenador

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