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Title: A conformidade de registro de gestão como instrumento de controle preventivo de erros e fraudes: proposição de um processo gerencial no âmbito de uma instituição federal de ensino
Authors: Damaso, Josiane
metadata.dc.contributor.advisor: Conejero, Marco Antonio
metadata.dc.contributor.advisorco: César, Aldara da Silva
metadata.dc.contributor.members: Conejero, Marco Antonio
César, Aldara da Silva
Thielmann, Ricardo
Lizarelli, Fabiane Letícia
Issue Date: 2019
Citation: DAMASO, Josiane. A conformidade de registro de gestão como instrumento de controle preventivo de erros e fraudes: proposição de um processo gerencial no âmbito de uma instituição federal de ensino. 2019. 224 f. Dissertação (Mestrado Profissional em Administração)- Universidade Federal Fluminense, Volta Redonda, 2019.
Abstract: Objetivo do trabalho: A administração pública brasileira possui diversos procedimentos estabelecidos por lei, que necessitam ser executados por seus servidores de forma satisfatória e tempestivamente. No entanto, a Conformidade de Registro de Gestão (CRG) consiste em um procedimento administrativo que não vem sendo efetuado com o rigor necessário, existindo um desalinhamento entre o que é de fato realizado e o que determina a legislação. Neste contexto, o presente estudo teve como motivação verificar como vem sendo executada a CRG no âmbito da instituição pesquisada, a fim de contribuir para o desenvolvimento eficaz desta atividade e dispor de soluções que amenizam os problemas encontrados, evitando, assim, penalidades futuras pelos órgãos de controle. Logo, o objetivo desta pesquisa é propor um processo gerencial para a correta execução da CRG em uma instituição federal de ensino. Procedimentos/Método para a solução do problema: Trata-se de uma pesquisa aplicada, exploratória-descritiva, com abordagem qualitativa. Os procedimentos metodológicos foram divididos em dois momentos: procedimentos para diagnóstico do problema e procedimentos para proposta de solução. O processo de coleta de dados para diagnóstico do problema consistiu na pesquisa documental, através da extração de informações do Sistema de Administração Financeira (SIAFI), e na aplicação de questionário de pesquisa junto aos servidores que executam a conformidade de gestão na instituição. Estas informações permitiram realizar o mapeamento do processo atual de CRG. Para solução do problema encontrado, foi realizado um estudo caso, tomando como base um órgão de referência no procedimento de CRG, utilizando-se a técnica da entrevista para o levantamento de informações. Os dados provenientes do estudo de caso, aliados à pesquisa bibliográfica, permitiram a elaboração do processo ideal de CRG. O processo ideal constitui a base principal do artefato, produto técnico-tecnológico desta pesquisa, que consiste em um processo gerencial para análise e execução da CRG. Logo, adotou-se ainda neste estudo a abordagem design science, cuja essência está na construção e aplicação de artefatos. Conforme preconiza a metodologia design science, o artefato deve passar pela etapa de validação. A validação ocorreu junto a um gestor da instituição, através da realização de entrevista. Resultados: Os resultados evidenciaram que o procedimento de CRG não é realizado de forma correta na instituição pesquisada, sendo as principais razões deste problema o acúmulo de funções, a ausência de capacitações e a falta de conhecimento técnico de muitos conformistas sobre os assuntos que envolvem a CRG. Implicações práticas: Os resultados obtidos sugerem que as rotinas administrativas da instituição devem ser revistas, com destaque para a prevenção de responsabilizações jurídicas. Deste modo, os conformistas de gestão serão diretamente beneficiados, visto que este trabalho desenvolve um artefato que permite o suporte às suas atividades diárias. O artefato tem por objetivo principal auxiliar os servidores na execução de forma satisfatória do procedimento de CRG. Estima-se que, ao adotar as soluções propostas por este estudo, a instituição estará atendendo à determinação legal, reduzindo os pontos fracos existentes no ambiente organizacional e evitando futuras penalidades pelos órgãos de controle, como o pagamento de multas, bloqueio de bens e condenações dos servidores envolvidos. Originalidade e contribuições: O artefato foi desenvolvido em prol da instituição pesquisada, tendo notável potencial de contribuir com o treinamento dos atuais servidores envolvidos no processo de conformidade, e com futuros conformistas, em casos de alta rotatividade de mão de obra no setor. Além disso, este projeto proporcionará mais segurança aos gestores, através do desempenho satisfatório do procedimento de CRG. Essas contribuições têm aderência com a linha de atuação científico/tecnológica - LACT 3: Competitividade, Inovação e Empreendedorismo, por se tratar de um trabalho de gestão interna, que busca pela eficiência e eficácia no processo de CRG. Produção Técnica/Tecnológica: Deste modo, o artefato desenvolvido corresponde a um processo gerencial para auxiliar os servidores conformistas no desempenho de sua função. Enquadra-se, portanto, como um produto técnico/tecnológico não patenteável pertencente ao Eixo 1 – Produtos e Processos. O processo gerencial apresenta aplicabilidade de abrangência potencial, com a proposta de ser amplamente divulgado e aplicado na instituição evidenciada após a validação do artefato com o gestor. Trata-se ainda de uma produção com médio teor de inovação e média complexidade, envolvendo a combinação e contribuição dos diversos manuais sobre a CRG como referência para desenvolvimento deste produto.
metadata.dc.description.abstractother: Aim: The Brazilian Public Administration has several procedures established by law which need to be executed by its employees in a satisfactory and opportune way. Nevertheless, the Management Registry Conformity consisting of a Public Administrative procedure that has not been carried out with the necessary stiffness, and there is a disarray between what is actually fulfilled and what is determined by law. In this context, the present study has had as motivation to verify how the Management Registry Conformity has been executed within the researched institution in order to contribute to the effective development of this activity. It also presents solutions to sooth the found problems avoiding future punishments by control bodies. So, the main objective of this research is to propound a management process for the correct fulfillment of the Management Registry Conformity in a Federal Teaching Institution. Procedures / Method for solving the problem: It is an applied, exploratory and descriptive research with a qualitative approach. The methodological procedures were divided in two moments: procedures to investigate the problem and procedures to propose a solution for it. The proceeding of data collection to detect the problem consisted of a documentary research through the informations gathering from a Brazilian Government System called SIAFI (Financial Management System), and in a research questionnaire answered by federal employees who effectively perform in the management conformity at researched institution. This informations allowed to do the mapping of the current process of Management Registry Conformity. To solve the found problem, a case study was carried out based on a reference public agency in the process of Management Registry Conformity, using the interview technique to collect informations. The data found out from the case study together with the researched bibliographic allowed the elaboration of the ideal Management Registry Conformity process. This process is the main basis for the artifact, the technical and technological product of this research which consists in a management procedure for analysis and execution of Management Registry Conformity. In this study was still adopted a design science approach, whose core is in the elaboration and application of artifacts. As suggested by the design science methodology, the artifact must pass through the validation stage and it occurred next to manager of the Institution, through an interview. Results: The results showed that the Management Registry Conformity procedure is not being correctly accomplished in the researched institution and the main reasons for it are the accumulation of functions besides the lack of training and technical knowledge of many conformists on the issues involving the Management Registry Conformity. Practical implications: The results suggest that the administrative routines of the researched institution should be reviewed with a focus on the prevention of a legal accountability. Thereby, the management conformists will be directly benefited, since this work develops an artifact that allows the support to their daily activities. The artifact has as the main purpose to assist them in the right execution of the Management Registry Conformity procedure. It is supposed that, adopting the solutions suggested by this worky, the institution will be complying with the legal determination, reducing the existing weaknesses in the organizational environment and avoiding future punishments by the control bodies such as payment of fines, blocking of property and condemnations of the involved federal employees. Originality and contributions: The artifact has developed in favor of the researched institution and it has a great potential to contribute to the training of the current federal employees involved in the conformity process, and with future ones, in cases of high staff turnover in the department. Moreover, this project will provide more safety to managers through the satisfactory performance of the Management Registry Conformity procedure. These contributions have adherence to the line of scientific and technological action – LACT 3: Competitiveness, Innovation and Entrepreneurship, because it is an internal management work that look for efficiency and effectiveness in the Management Registry Conformity process. Technical / Technological Production: Thus, the developed artifact corresponds to a managerial process to assist conformists federal employees in the performance of their function. Therefore, it is a non-patentable technical and technological product belonging to Axis 1 - Products and Processes. The management process has applicability of latent scope with the proposal to be widely disseminated and applied in the evidenced institution after the validation of the artifact with its manager. It is also a production with average content of innovation and complexity, involving the combination and contribution of the various manuals about Management Registry Conformity as a reference for the development of this product.
URI: https://app.uff.br/riuff/handle/1/12339
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