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Title: Do quê se trata? Documento, indexação e produção de sentido nos arquivos de universidade
Authors: Coelho, Raquel Luise Pret
metadata.dc.contributor.advisor: Cordeiro, Rosa Inês de Novais
metadata.dc.contributor.members: Fujita, Mariângela Spotti
Guedes, Vânia Lisbôa da Silveira
Sousa, Renato Tarciso de
Souza, Jóice Cleide Cardoso Ennes de
Issue Date: 2019
Citation: COELHO, Raquel Luise Pret. Do quê se trata? Documento, indexação e produção de sentido nos arquivos de universidade. 2019. 277 f. Tese (Doutorado em Ciência da Informação) – Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, Universidade Federal Fluminense, 2019.
Abstract: Pesquisa sobre o processo de indexação no âmbito dos arquivos das universidades federais brasileiras na fase de produção documental. O foco da análise encontra-se nas relações da indexação com os usos dos documentos em unidades de trabalho das universidades, considerando a importância dos protocolos como sistemas de registro dos documentos. Na fase de produção documental, os usos informativos estão relacionados aos próprios processos de trabalho da entidade produtora. Eles poderão ajudar na tomada de decisão, no controle fiscal, no aprimoramento de funções, no histórico sobre ações realizadas, na identificação do trâmite dos processos de trabalho, entre outros usos. As universidades como entidades produtoras possuem especificidades em relação às suas dinâmicas organizacionais, estruturas hierárquicas, práticas decisórias que diferem de outros tipos de organização. Os processos de trabalho são mais autônomos, respondendo muitas vezes apenas a seu departamento, instituto ou faculdade. Estudo da natureza e dimensão histórica do conceito de indexação nas correntes da Ciência da Informação. Este trabalho utiliza como metodologia além de uma ampla revisão bibliográfica acerca da indexação, dos arquivos, dos documentos de arquivo; a análise da legislação sobre sistemas de arquivos, acesso à informação e implementação do sistema protocolo integrado; investigação de como as universidades brasileiras estão padronizando o registro de seus documentos nos seus manuais de protocolo; e a observação dos sistemas de recuperação da informação da Universidade Federal Fluminense como campo empírico da tese. Os resultados preliminares apontam que tanto os documentos indexados, quanto a operação da indexação são práticas sociais realizadas no uso da língua. Ademais, de uma forma stricto sensu a indexação parte do reconhecimento ou identificação de assuntos dos documentos e nas demandas por informação, ou de uma maneira mais lato sensu, a indexação poderá apontar um “prognóstico” de identificação de domínios de conhecimento/análise de domínio instrumental que se estabelecem em uma determinada área do conhecimento, de uma comunidade discursiva. Os protocolos funcionam para registrar, controlar o fluxo documental, informar sobre o trâmite dos documentos nos arquivos, mas também devem ser explorados como uma instância de poder da universidade que subsidia a tomada de decisão da sua gestão visando o planejamento de ações na instituição.
metadata.dc.description.abstractother: This research is about the indexing process in university archive systems when the records are in production phase. The intend is analying the indexing relations with the record uses by work office units. It is also considerate the indexing implications in information retrieval. In record production phase, the information uses are associated with the producer activities. This uses may help the producers to make strategic decisions, to control finances, to improve functions, to inform about historical actions and to identify business transactions. The universities as producers have specific organizational dynamics with particular hierarchical structures and decision-making practices. The business trasactions are more independent than other institutions. The managers most part of times respond only one department, institute or school. This reality is also presented by this study. The approach is about the nature and the history of indexing concept. It also presents different tradictions of indexing theory in Science Information field. A literature review of indexing process, archive systems, records, production of meaning are made, besides that a large research about registry systems, federal universities, archives and information acess is produced . It is also investigated the new electronic registry system, called Sistema Protocolo Integrado, a government iniciative, and the accession by Universidade Federal Fluminense, the empirical field of this research. The preliminary results provide that the indexing records are social practices characterized by language use. Moreover, in strictu sensu, the indexing is a techinique able to recognize and identify concepts inside the records. Although, in lato sensu, the indexing may dignose a knowledge domain and offer a instrumental domain analysis whose knowledge domain of discursive community can be recognized. The registry systems make the control of the workflow and inform about business transactions in university archive systems, but they also became a potential power instance for the managers. They can provide all kind of crucial information to the administrators make strategic decisions and plan important action for the university development.
URI: https://app.uff.br/riuff/handle/1/13846
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