Parecer técnico 001/2020 sobre o Decreto 10.278/2020

Abstract

O Grupo de Trabalho para estudo de aplicabilidade do Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, foi instituído pelo Boletim de Serviço nº 55, em 27 de março de 2020, por iniciativa da Coordenação de Arquivos da Superintendência de Documentação (CAR/SDC). Teve por objetivo realizar em sessenta dias uma análise aprofundada do referido Decreto à luz da legislação arquivística, antecipando oportunidades, dúvidas e riscos para a viabilização de projetos de digitalização na Universidade Federal Fluminense. O Decreto nº 10.278/2020 tem como objetivo regulamentar o “disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais”. A Lei n.º 13.874/2019, também conhecida como “Lei da liberdade econômica”, tem como objetivo diminuir os entraves para a livre iniciativa e para o livre exercício de atividade econômica, e identificou a não aceitação de documentos digitalizados com mesmo valor do documento analógico como uma barreira para ser superada. Cabe lembrar que a mesma deu nova redação à Lei nº 12.682/2012, que trata efetivamente sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. Este regulamento, conhecido como a “Lei de Digitalização”, originalmente, não dava ao documento digitalizado o mesmo valor legal do documento analógico ou permitia a destruição dos documentos sem valor histórico após o processo de digitalização. Ainda que seja uma lei voltada para a iniciativa privada, a “Lei da Liberdade Econômica” acabou estendendo seu alcance aos documentos públicos. Neste sentido, o Decreto nº 10.278/2020 vem regulamentar os dispositivos legais que tratam da digitalização dos documentos públicos e privados, bem como estabelecer requisitos mínimos para que os documentos digitalizados tenham o mesmo valor legal dos seus originais em papel, permitindo assim, a eliminação dos originais. O Grupo de Trabalho foi composto por arquivistas da Coordenação de Arquivos (SDC), da Coordenação de Gestão e Difusão da Informação (SDC) e do Departamento de Administração de Pessoal (PROGEPE). Como produto das atividades do Grupo, este parecer contempla: um glossário de termos necessários ao entendimento do tema; uma análise dos riscos legais e operacionais de projetos de digitalização; duas propostas de materiais objetivos para divulgação na Universidade; um 3 diagnóstico do conhecimento da nossa comunidade sobre digitalização e uma seção de perguntas frequentes. O objetivo do presente parecer do Grupo de Trabalho é chegar a um entendimento comum acerca do Decreto nº 10.278/2020, das situações e da forma que deverá ser aplicado. Esperamos ao fim do presente trabalho fornecer orientações, esclarecer dúvidas e oferecer maior segurança sobre como as unidades da UFF poderão proceder, não só a fim de atender aos requisitos legais, mas também garantir a preservação e a validade jurídica de seus documentos digital