Lean Office: avaliação da sua aplicabilidade em uma universidade pública federal brasileira

Abstract

Considera-se que a filosofia Lean é para o Século XXI o que a produção em massa foi para o Século XX. Contrariamente à padronização do produto e das linhas de montagem, a Manufatura Enxuta preza por pequenos lotes de produção e trocas rápidas, reduzindo, assim, o tempo de produção e focando na qualidade e diversidade do produto a um preço competitivo. Por conta disso, a utilização do Lean Office trouxe avanços para o setor de serviços na economia mundial. A despeito disso, porém, a literatura ainda carece de estudos sobre essa temática. Desta forma, o presente estudo tem como objetivo principal utilizar-se dos conceitos da filosofia Lean Office para propor a eliminação de desperdícios em dois processos de serviços prestados por um instituto de uma universidade pública federal brasileira a dois de seus stakeholders, sendo um os seus discentes, e o outro, seus funcionários. Procedimentos/Método para a solução do problema: A presente pesquisa classifica-se como um estudo de caso com uma abordagem qualitativa, com os dados sendo coletados através da análise documental, da observação direta, e de entrevistas semiestruturadas do tipo aberta. Uma vez reunidas as informações necessárias, foi-se utilizado o procedimento metodológico conhecido por método LEFI (Lean Evaluation and Future Improvement), tal como proposto por Beckers (2015), que foi especialmente projetado para ser aplicado em serviços administrativos. Resultados Encontrados: Como o setor público é afetado pelo direito administrativo e outras restrições legais, a utilização dos preceitos do Lean Office na Administração Pública mostrou-se eficiente e apontou para a existência de vários tipos de desperdícios no fluxo de informações (problemas de comunicação, etapas demasiadas em processos, acúmulo de documentos desnecessários, entre outros), o que permitiu propor um conjunto de sugestões/recomendações factíveis de melhorias para os problemas encontrados. Outro ponto a se destacar é o fato de que a aplicação da filosofia enxuta em um ambiente com raízes burocráticas demonstrou contribuir para a gestão ambiental, diminuindo a movimentação de papéis. Implicações práticas: A essência da filosofia Lean é a eliminação de todas as formas de desperdícios ou atividades que não agregam valor. Com isso, através da utilização da ferramenta conhecida como Mapeamento de Fluxo de Valor (VSM), que foi escolhida por ser a mais apropriada para se criar o fluxo de valor enxuto, foi possível não só enxergar os gargalos do processo, mas também reorganizar os procedimentos por meio da reestruturação de tarefas. A proposta de eliminação dos desperdícios foi representada através do desenho do VSM do Estado Futuro e de um plano de ação para o atinjimento do escritório enxuto. Proposta de originalidade e contribuições: A originalidade da pesquisa pode ser caracterizada pela utilização do método LEFI, um procedimento metodológico já validado na comunidade científica, mas que foi aplicado pela primeira vez em um serviço público brasileiro. Além disso, estudos sobre a implantação do Lean Office ainda são pouco explorados pela literatura. Produção Técnica/Tecnológica: A utilização do Método LEFI em um serviço público brasileiro e os Mapeamentos de Fluxo de Valor do Estado Futuro são os produtos Técnicos/Tecnológicos decorrentes desta pesquisa.