Identificação dos procedimentos de gestão de documentos e arquivos na câmara municipal de Niterói

Abstract

Esta pesquisa aborda a situação dos arquivos do Poder Legislativo do município de Niterói, os profissionais, a gestão de documentos e as práticas de acesso à informação desenvolvida nestes arquivos. Pesquisas anteriores demostraram que não existe a figura de um arquivo municipal na cidade e que, os documentos que estão sob a guarda do Poder Executivo, encontram-se em péssimas condições de gestão e de conservação. Sabe-se da existência do imenso material arquivístico que está sob guarda da Câmara Municipal, logo, pergunta-se: Como se dão os procedimentos gestão de documentos e arquivos do Poder Legislativo da cidade de Niterói? Dessa forma, o objetivo geral desta pesquisa é apresentar e analisar os procedimentos de gestão de documentos e arquivos do Poder Legislativo da cidade de Niterói e os objetivos específicos são: compreender a importância dos conceitos de arquivos nos municípios e da gestão de documentos; apresentar o município de Niterói e seu Poder Legislativo; identificar os arquivos do Poder Legislativo Municipal de Niterói, bem como os profissionais e as práticas arquivísticas que estão inseridas neste contexto. Esta pesquisa pode ser classificada, tanto como qualitativa como quantitativa, pois alia aspectos fenomenológicos, fatos e processos com medições e quantificações. Também pode ser classificada como exploratória e como estudo de caso, pois de seu problema e de seus objetivos pretende-se criar hipóteses, além de envolver levantamentos bibliográficos e entrevistas relacionadas com o tema da pesquisa. Os resultados da pesquisa indicam que apesar de o Poder Legislativo contar com um arquivo aparentemente mais estruturado, ele ainda sofre com questões relacionadas a gestão desse acervo, a conservação e a preservação dos documentos, a falta de pessoal capacitado, o local onde está o arquivo, que é considerado inadequado por se tratar do subsolo, a falta de uma base de dados segura para os documentos digitalizados e a não existência de padrões arquivísticos de recuperação de informações nos programas utilizados nesse setor. Esta pesquisa sugere que somente a criação de um arquivo municipal que una os poderes executivo e legislativo, será possível uma gestão de documentos efetiva no município, colaborando assim para uma sociedade mais justa, transparente e de informações acessíveis ao cidadão. Além disso, este arquivo possibilitará o conhecimento das raízes históricas da cidade, de seu sistema jurídico, da estrutura administrativa e do entendimento do contexto de produção dos documentos do município.