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Title: Fatores críticos de sucesso na implantação de electronic document management system
Other Titles: Critical success factors in implementation of electronic document management systems
Authors: De Cicco, Leandro Ribeiro
metadata.dc.contributor.advisor: Méxas, Mirian Picinini
metadata.dc.contributor.members: Quelhas, Osvaldo Luiz Gonçalves
Oliveira, Saulo Barbara de
Issue Date: 2017
Abstract: O emprego da tecnologia de Electronic Document Management Systems – EDMS em processos de trabalho têm avançado nos últimos anos e se tornou praticamente um caminho sem volta, principalmente em organizações que possuem seus processos de negócio baseados na criação e tramitação de documentos e um quadro extenso de colaboradores. Apesar das numerosas vantagens, é grande o desafio de implantar tal solução em um ambiente como descrito, com o risco de desperdícios de recursos financeiros, pessoais e temporais. Nesse sentido, o presente trabalho tem como objetivo a identificação de fatores críticos de sucesso que influenciam iniciativas de implantação de EDMS. Para tanto, foi feita uma pesquisa bibliográfica que reuniu os principais autores do tema e permitiu que, na revisão da literatura, fossem apresentados os conceitos e definições da área de pesquisa. Após essa etapa foram identificados 14 fatores críticos de sucesso que serviram de base para a construção de um instrumento de pesquisa aplicado a especialistas em TI e gestão documental, em uma universidade pública brasileira, acerca dos fatores influenciadores em iniciativas de implantação de um EDMS. Com base na análise dos dados coletados através de consulta à especialistas e no contraponto com os achados na revisão da literatura foram feitas considerações sobre aspectos relevantes à iniciativas de implantação desses sistemas a fim de suprimir eventuais falhas. Os fatores considerados mais relevantes na opinião dos especialistas foram: Apoio da Alta Direção; Planejamento Estratégico; Colaboração; Equipe de Implantação de TI; Qualidade dos Dados; Segurança e Privacidade / Confiança; Infraestrutura de TIC. Como contribuição espera-se que a atenção aos fatores críticos pesquisados conduza a projetos de implantação de EDMS mais bem planejados e executados, com possíveis riscos identificados de antemão, aumentando assim as chances de sucesso dos mesmos.
metadata.dc.description.abstractother: The use of Electronic Document Management System (EDMS) technology in working processes has advanced in the last years and has become practically a path without return, mainly in organizations that is its business process based on the creation and workflow of documents and an extensive staff. Despite the advantages, the challenge of deploying a solution in an environment as described as previous, with risk of wastage of financial resources, issues and time is great. In that direction, the present work has the objective of identifying critical success factors that influence EDMS implementation initiatives. In order to achieve this goal, an bibliographical research was conducted that brought together the main authors of the theme and allowed the literature review to find the concepts and definitions of the research area. After this step were identified 14 critical success factors that served as the basis for the construction of a research instrument applied to specialists in information technology and document management at a brazilian public university on the factors influencing initiatives to implement an EDMS. Based on the analysis of the data collected through consultation with experts and on the counterpoint to the findings in the literature review, relevant considerations were made in case of initiatives to implement this kind of systems in order to suppress eventual failures. The factors considered most relevant in the opinion of the specialists were: Top Management Support; Strategic Planning; Collaboration; IT Implementation Team; Data Quality; Security and Privacy / Trust; ICT Infrastructure. As a contribution, it is expected that the attention to the critical factors surveyed will lead to better planned and executed EDMS implementation projects, with possible risks identified in advance, thus increasing their chances of success.
URI: https://app.uff.br/riuff/handle/1/9037
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