Os registros eletrônicos em saúde: um olhar sobre a tipologia documental em sistemas de informação digitais no âmbito da cadeia de custódia nos hospitais federais do Rio de Janeiro

Abstract

Esta pesquisa objetivou analisar a tipologia documental nos sistemas de informação digitais nos hospitais brasileiros, no âmbito da cadeia de custódia, utilizada para a gestão, a preservação, o acesso e a difusão entre os serviços, os sistemas e as redes de atenção em saúde no Rio de Janeiro. Mapeou-se a tipologia documental em sistemas de informação digitais, no contexto dos Registros Eletrônicos em Saúde (RES), que permitam a gestão, a preservação, o acesso e a difusão das informações em saúde dos hospitais, que foram objetos desta pesquisa. Relacionou-se a tipologia documental em sistemas de informação digitais em saúde identificada pelos mecanismos, pelas estruturas de transferência e pelo regime de informação em saúde dos hospitais pesquisados. Identificou-se, nos sistemas de informações digitais em saúde dos hospitais, os requisitos arquivísticos para garantir a gestão e a preservação digital dos registros em saúde. Aplicou-se o arcabouço teórico de regime de informação como modelo analítico para identificar documentos e processos de gestão da informação em saúde no âmbito dos Organismos Produtores de Serviços de Atenção à Saúde (OPSAS). Apresentou-se uma abordagem qualitativa e quantitativa, caracterizou-se como exploratória, descritiva e explicativa, utilizando como instrumentos metodológicos pesquisas bibliográfica, documental e de campo. Envolveu-se uma revisão de literatura de artigos em acesso aberto presentes nas bases de dados Web of Science, BRAPCI no recorte temporal de 1945 a 2017 e 1972 a 2021, respectivamente, utilizando como termos para recuperação: “Gestão de documentos e sistemas de arquivos”, “Identificação arquivística”, “Tipologia e série documental”, “Sistemas e redes de atenção à Saúde”, “Documentos arquivísticos digitais”, “Tipologia documental digital” e “Cadeia de custódia e custódia confiável”. Incluiu-se a análise de aportes documentais nacionais, como a Lei de Arquivos; a Lei de acesso à informação; a Regulamentação do Sistema Único de Saúde (SUS) e da Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh); a Política Nacional de Informação e Informática em Saúde; o Plano de Desenvolvimento da Informação e Tecnologia de Informação em Saúde e as Estratégias do e-Saúde para o Brasil; as Resoluções dos Conselhos Federais de Saúde. Aplicou-se questionário on-line e roteiro de entrevista semiestruturada aos profissionais e aos gestores de 10 hospitais federais universitários do estado do Rio de Janeiro. Para análise dos dados coletados no questionário e na entrevista, foi empregado o método de análise de análise de conteúdo a qual os classificou em categorias operacionais e subcategorias e categorias de análise e núcleos de sentido, respectivamente. Concluiu-se que há uma necessidade de um maior reconhecimento e adoção integrada das funções arquivísticas relacionadas à Gestão Arquivística de Documentos (GAD), além do uso mais ampliado de mecanismos e de estruturas de transferência de informações nos hospitais para melhor desempenho dos colaboradores em seus processos laborais e decisórios, bem como para a geração e a difusão de informações sobre a saúde no Brasil. Constatou-se que há uma fragilidade dos documentos arquivísticos em ambiente digital e a obsolescência tecnológica implica na necessidade de implementação de um SIGAD desde o momento em que o documento é produzido, perpassando a sua destinação final, a preservação de longo prazo e promovendo o acesso contínuo aos documentos pelo tempo que for necessário, intensificada pela ausência de políticas arquivísticas institucionalizadas para gestão de documentos compromete a implantação de um SIGAD. Percebeu-se, por último, que a adoção e a utilização de tipologia documental em sistemas de informação em saúde pode contribuir para a superação de obstáculos presentes no Regime de Informação dos hospitais estudados, na medida em que se adeque à realidade e as necessidades informacionais dos colaboradores dos hospitais e da comunidade do entorno, atrelada à qualificação dos profissionais de saúde no atendimento a estas demandas.